Apesar de parecer uma tarefa simples, o inventário de estoque exige muita atenção e planejamento para que sua empresa possa se beneficiar com essa prática tão importante.
Muito mais do que listar os produtos armazenados, o inventário contribui para que você tenha total controle sobre os produtos que entram e saem, permitindo tomar decisões assertivas e definir ações estratégicas em prol do negócio.
Sem um inventário de estoque sua empresa dificilmente terá uma gestão eficiente e, ainda, corre o risco de sofrer estagnação de capital ou prejuízos materiais, seja pela falta ou excesso de produtos em estoque.
Para que isso não aconteça, confira um passo a passo com as melhores práticas na hora de realizar essa tarefa.
- 1-Defina o melhor dia e horário: A primeira coisa que você deve saber é que o inventário não pode ser feito em qualquer dia e horário. Isso porque existem dias em que a entrada de produtos no estoque é maior, dependendo de como é realizada a operação da empresa. E mesmo que seja em um dia com menor movimentação, ainda assim pode haver fluxo de mercadorias enquanto você realiza a listagem. O ideal é optar por um dia específico, sem grandes movimentações, e realizar o inventário antes ou após o expediente, já que dessa maneira é possível ter certeza de que a quantidade de produtos irá corresponder à realidade, evitando a defasagem e erros na hora da contagem.
- 2-Organize os produtos em categorias: Realizar o inventário de estoque pode se tornar uma tarefa muito complicada quando o local está desorganizado. Antes de começar a listagem, é recomendado reunir os produtos por categorias específicas e ordená-los separadamente. Por mais que você perca tempo fazendo isso, organizar os produtos ajuda a garantir mais eficiência e precisão. Na hora de categorizar, o mais indicado é separar os produtos de acordo com suas características, finalidades ou outro critério que você achar melhor. Para agilizar o processo, é válido contar com um sistema de código de barras que facilita a identificação e listagem dos produtos.
- 3-Realize a contagem: A contagem é o grande objetivo do inventário de estoque. Nesse momento, o ideal é contar os itens um a um para que não haja erros. Lembre-se que a precisão na hora da contagem pode fazer toda a diferença para que a gestão de seu estoque seja extremamente eficiente. Fazer a contagem de forma manual pode ser bastante trabalhoso e aumentar as chances de erro. Para evitar esses problemas, vale a pena utilizar um coletor de dados, que integra instantaneamente as informações ao sistema de gestão de estoque. Se você julgar necessário, faça a contagem novamente, para ter a garantia de que não haverá erros.
- 4-Padronize os registros: Depois que você reunir a quantidade de cada produto em estoque é hora de realizar o registro de tudo o que foi contabilizado. É importante que todos os registros sejam padronizados para evitar qualquer divergência na hora de realizar um novo inventário. Além disso, o registro deve ser o mais completo possível, reunindo o máximo de informações sobre os produtos do inventário. Você pode definir a melhor maneira de realizar a padronização, mas para garantir eficiência no processo o ideal é contar com a ajuda de um software de gestão. Esta ferramenta permite armazenar dados com assertividade, automatizando diversas tarefas e evitando erros humanos na hora de realizar os registros.
- 5-Identifique a rotatividade do estoque: Se você ainda não conhece a fundo a rotatividade do estoque de sua empresa, agora é o momento. Com os dados em mãos, é possível identificar a quantidade média de saída de um determinado produto do estoque e otimizar a estocagem do mesmo para os próximos meses. Você precisa identificar a rotatividade do estoque para todos os setores, passando pelas etapas de produção, compras e vendas, visando entender a demanda de cada área. Dessa forma, fica mais fácil garantir a quantidade ideal de materiais e produtos no estoque para que nenhum setor seja prejudicado.
Hoje existem muitos sistemas que ajudam nesse processo e são fundamentais para a gestão como um todo, bem como a terceirização no processo de contagem, com empresas especializadas nesse serviço, que diante as exigências do fisco (SPED fiscal e Bloco K) através das informações hoje todas informatizadas, se tornam fundamentais para a continuação do negócio sem passivos tributários.
Se você como empresa tem um controle não tão bem executado, observe esses 05 passos, nos procure (contabilidade) e busque em seu sistema algumas soluções, se você ainda não executa esse controle de estoque, faça urgentemente, pois é coisa muito séria e pode melhorar ou salvar sua empresa.
